Nota korygująca i Faktura korygująca – jaka jest różnica i kiedy mamy z nimi do czynienia

Dziś kolejny temat z naszego poradnika „księgowość od podstaw”

To dwa dokumenty z którymi możemy się spotkać prowadząc firmę. Obydwa dotyczą zmiany w dokumencie księgowym ale każdy z nich jest wystawiany zależnie od zaistniałej sytuacji tak więc:

 

Nota korygująca: to dokument który wystawiamy Sprzedającemu my jako NABYWCA w sytuacji gdy otrzymany dokument zawiera błąd. Co istotne dokument ten nie podlega księgowaniu  – jest dokumentem który prostuje błędy formalne byśmy mogli prawidłowo zaksięgować otrzymana fakturę w koszty.

 

Co zawiera nota korygująca?

Części składowe noty korygującej wymienia art. 106k ust. 3 Ustawy o podatku od towarów i usług i składają się na nie:

numer kolejny oraz data jej wystawienia,

oznaczenie NOTA KORYGUJĄCA,

imiona i nazwiska bądź nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i NIP,

dane zawarte w poprawianej fakturze (data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy oraz ilości towarów lub usług, których dotyczy wystawiana faktura),

wskazanie treści korygowanej informacji oraz podanie prawidłowej treści.

 

Nota korygująca – kiedy się ją wystawia?

Jeśli na fakturze umieszczono błędne dane, można ją poprawić za pomocą noty korygującej. Możemy to zrobić jako nabywca towaru bądź usługi. Nota korygująca przekazywana jest sprzedawcy który wystawił pierwotną fakturę – czyli tę, którą poprawia dana nota.

Jeżeli informacje na temat nabywcy towaru lub usługi są niekompletne lub zawierają błędy i przez to my jako nabywca tracimy prawo do odliczenia naliczonego podatku, wówczas najlepszym wyjściem jest nota korygująca.

 

Kilka przykładów kiedy możemy wystawić Notę korygującą:

źle wpisany adres nabywającego bądź sprzedawcy,

niewłaściwy NIP,

błędnie podana data sprzedaży, odbioru, terminu płatności,

w przypadku zakupu paliwa – niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu,

złe oznaczenie towaru lub usługi.

Co istotne Nabywcy nie dotyczy żadne czasowe ograniczenie w kwestii wystawienia noty korygującej.

 

Jak wygląda akceptacja noty korygującej:

Jeśli nota korygująca jest przesyłana do wystawcy pierwotnej faktury drogą tradycyjną (pocztą), należy sporządzić dwa egzemplarze tego dokumentu. Gdy adresat przesyłki (wystawca poprawianej faktury) zaakceptuje notę korygującą, podpisuje się na obu egzemplarzach i odsyła jeden z nich z powrotem do wystawcy noty korygującej.

Ustawa o podatku od towarów i usług mówi że nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez odbiorcę – niestety nie jest sprecyzowany sposobu w jaki to należy uczynić. A to zostawia dowolność w tej kwestii – wystawca faktury której nota dotyczy może zaakceptować notę korygującą inną drogą niż tradycyjna poczta, na przykład przez pocztę elektroniczną.

 

Nota korygująca nie powinna być wystawiana, jeśli uchybienia dotyczą:

jednostki miary i ilości dostarczonych towarów lub wykonanych usług,

upustu lub obniżki po wystawieniu faktury,

zwrotu towaru lub zapłaty (nawet częściowo),

błędów rachunkowych np. pomyłka w naliczeniu stawki VAT, podana zła wartość towaru bądź usługi.

W wymienionych powyżej sytuacjach prawidłowe jest wystawienie faktury korygującej.

 

Faktura korygująca:

To dokument który wystawa Sprzedający w ściśle określonych sytuacjach, takich jak np. zmniejszenie lub zwiększenie podstawy opodatkowania czy też zwrot towarów lub udzielenie rabatu. W zależności od przyczyny wystawienia korekty różne wytyczne dotyczące postepowania z tym dokumentem.

 

Od 2021 roku zostały zmienione przepisy i doprecyzowane sposoby postępowania z fakturami korygującymi „in plus” i zmieniły sie zasady księgowania faktur „in minus”.

 

Faktura korygująca – jakie dane powinna zawierać?

Art. 106j ust. 1 ustawy o VAT określa kiedy Sprzedawca jest zobligowany do wystawienia faktury korygującej. Wśród nich należy wyróżnić trzy grupy – zmniejszające podstawę opodatkowania, zwiększające podstawę opodatkowania i stwierdzające inne pomyłki.

 

Wystawienie korekty jest zatem niezbędne, gdy po wystawieniu faktury:

obniżono cenę w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;

udzielono rabatów i obniżek cen (po dokonaniu sprzedaży);

dokonano zwrotu towarów i opakowań;

dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty;

cena uległa zwiększeniu lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

 

Dane, jakie powinna zawierać faktura korygująca, określa z kolei art. 106j ust. 2 ustawy:

wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;

numer kolejny oraz data jej wystawienia;

dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6:

data wystawienia;

numer faktury w ramach stosowanej serii numeracji;

imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy nabywcy i sprzedawcy;

numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (zazwyczaj jest to numer NIP);

 

numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;

datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

przyczyna korekty;

jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;

w przypadkach, w których zmiana nie ma wpływu na podstawę opodatkowania – prawidłowa treść korygowanych pozycji.

 

W sytuacji gdzie Sprzedawca udziela rabatu czy obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, może być wystawiona zbiorcza faktura korygująca:

 

powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka;

może nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6, czyli NIP nabywcy i daty sprzedaży poszczególnych transakcji oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

 

Faktura korygująca – czy konieczne jest potwierdzenie odbioru?

Do końca 2020 roku warunkiem uprawniającym do zaksięgowania faktury korygującej „in minus”, czyli np. zmniejszającej cenę czy wartość, było posiadanie przez sprzedawcę potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę. Potwierdzenie to mogło mieć dowolną formę, np.:

potwierdzenie odbioru faktury przesłane w wiadomości e-mail;

fax potwierdzający odbiór faktury korygującej;

pisemne potwierdzenie odbioru korekty;

potwierdzenie przyjęcia przesyłki poleconej przez adresata;

przesłanie odręcznie podpisanej faktury korygującej.

Od 2021 roku sprzedawca ma do wyboru dwie metody księgowania faktur korygujących. Może stosować przepisy przejściowe i księgować faktury korygujące na dotychczasowych zasadach lub skorzystać z rozwiązań wprowadzonych w ramach pakietu Slim VAT.

 

Kiedy dodatkowa dokumentacja i potwierdzenie odbioru nie są konieczne?

Warto wiedzieć, że również w przypadku zmniejszenia podstawy opodatkowania występują sytuacje, w których podatnik nie musi posiadać dodatkowej dokumentacji będącej potwierdzeniem dokonanych z nabywcą uzgodnień. Uregulowania tej kwestii zostały zawarte w art. 29a ust. 15 ustawy o VAT, zgodnie z którym warunku posiadania przez podatnika dodatkowej dokumentacji nie stosuje się:

w eksporcie towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów;

w dostawie towarów i świadczeniu usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;

w sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24–37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy.

 

W uzasadnieniu do projektu nowelizacji ustawy o VAT zostały wskazane przykładowe formy takiej dokumentacji, a mianowicie są to dokumenty handlowe, w tym:

aneksy do umów;

korespondencja handlowa;

dowody zapłaty

 

– które potwierdzają, że obie strony transakcji (sprzedawca i nabywca) znają i akceptują nowe zmienione warunki transakcji. Co ważne, w dalszej części uzasadnienia projektu możemy przeczytać, że: „(…) przez uzgodnienie warunków transakcji rozumie się posiadanie dokumentów, z których to uzgodnienie wynika. Jeżeli podatnik w konkretnym przypadku nie dysponuje dokumentami innymi niż sama faktura korygująca, to wystawiona faktura korygująca również na gruncie wprowadzanych przepisów ustawy o VAT będzie dokumentem, z którego wynikają nowe warunki transakcji (w przypadku możliwości potwierdzenia, że faktura została dostarczona do nabywcy)”. Oznacza to, że posiadanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę również uprawnia do ujęcia faktury korygującej w ewidencjach.

 

Faktura korygująca zwiększająca a obowiązek posiadania dodatkowej dokumentacji lub potwierdzenia odbioru:

Dotychczas przepisy ustawy o VAT nie precyzowały, czy w przypadku podwyższenia podstawy opodatkowania podatnik również powinien posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej, czy też nie. W praktyce gospodarczej przyjęło się, że taka korekta powinna zostać uwzględniona w deklaracji rozliczeniowej w miesiącu jej wystawienia, bez oczekiwania na potwierdzenie. Od 2021 roku kwestie te zostały uregulowane w art. 29a ust. 17 ustawy o VAT, zgodnie z którym faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę i mająca charakter „in plus”, czyli zwiększająca podstawę opodatkowania, powinna zostać ujęta w ewidencjach za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania. Ustawodawca nie uzależnił w tym przypadku obowiązku wykazania w rozliczeniu faktury korygującej „in plus” od posiadania dodatkowej dokumentacji lub potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.

 

Faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę – przepisy przejściowe

Zgodnie z art. 13 ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw sprzedawca nie musi stosować nowych przepisów dotyczących księgowania faktury korygującej. Warunkiem jest, aby dokonał takiego ustalenia z nabywcą w formie pisemnej przed dniem wystawienia pierwszej faktury korygującej w 2021 roku.

Rezygnacja ze stosowania przepisów przejściowych, a więc księgowania faktur korygujących na dotychczasowych zasadach, jest możliwa po upływie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano tego wyboru, pod warunkiem że zostanie to pisemnie potwierdzone z nabywcą. Nowe rozwiązania w zakresie rozliczania faktur korygujących „in minus” stosuje się do wszystkich faktur korygujących wystawionych począwszy od dnia następującego po dniu rezygnacji z wyboru stosowania rozwiązań dotychczasowych.

 

Slim VAT, czyli nowe zasady księgowania faktury korygującej od 2021 roku

Pakiet Slim VAT wprowadza modyfikacje w warunkach uprawniających do zaksięgowania faktury korygującej „in minus” przez sprzedawcę. Mianowicie zamiast potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę, tak jak dotychczas, od 2021 roku wymagane jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej ustalenie z nabywcą warunków wystawienia faktury korygującej.

 

Art. 29a ust. 13 ustawy o VAT:

„(…) obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał”.

 

Przykłady omawianych dokumentów po pobrania poniżej:

Nota korygująca – przykładowy druk

Faktura korygująca – przykładowy druk

 

 

 

 

 

Źródło:

Przepisy i ustawy obowiązujące

Doświadczenia własne

Poradnik przedsiębiorcy